Когда-то, в классических кабинетных офисах, переговорные использовали только по прямому назначению — для переговоров. Стол, стулья, флип-чарт, экран на стене — вот и всё, что там было.
Сейчас владельцы компаний не готовы платить за аренду помещений, которые большую часть времени будут пустовать. Переговорная в офисе теперь одновременно может выполнять функции учебного класса, временного рабочего места для коллег из других филиалов и конференц-зала, где проводятся мероприятия. На смену массивным деревянным столам пришли складные, которые легко хранить и перемещать, производители предлагают штабелируемые стулья, появилась масса интересных решений для зонирования пространств, обеспечения их звукоизоляции, грамотного освещения.
Проектирование переговорных — задача, которую мы решили уже для десятков крупных российских и международных компаний. Хотим рассказать о том, какие мебель и технологичные решения используются в современных гибких офисах и как сделать так, чтобы пространство «жило», использовалось по-максимуму.
Как менялся интерьер переговорной с течением времени
Переговорные менялись вместе с подходом к ведению бизнеса и офисами в целом.
Сначала в компаниях практиковалась строгая вертикальная иерархия, ей соответствовал интерьер офисов. Были популярны брифинг-столы: за основным столом, во главе, сидел руководитель, а за приставкой, перед ним — участники встречи. Сразу понятно, кто тут главный.
Как менялся интерьер переговорной с течением времени
Сейчас такую мебель можно встретить в редких офисах с консервативными владельцами и управленцами «старой школы».
На смену вертикальной структуре пришла горизонтальная, теперь сотрудники и руководители — члены одной команды. Изменился и формат офисов — они превратились в гибкие многофункциональные пространства, где у каждого помещения может быть несколько сценариев использования и ни один квадратный метр не простаивает.
Современную переговорную в офисе можно описать четырьмя словами
В лаунж-зоне офиса компании Kemira мебель модульная, используются мобильные перегородки. При необходимости всё можно расставить иначе, чтобы, например, провести здесь встречу.
Современную переговорную в офисе можно описать четырьмя словами:
мобильность;
технологичность;
гибкость;
акустический комфорт.
Такие пространства создаются с использованием трансформируемой и штабелируемой мебели, сценариев освещения, современных технологичных решений, ролл-штор, которые автоматически выдвигаются и задвигаются, перегородок для зонирования и других элементов, о которых мы подробно рассказали в этой статье.
Проектирование переговорных: сколько, какие и где
Сколько переговорных нужно и какими они должны быть
Общих рекомендаций по количеству и размерам нет — всё зависит от площади помещения, его конфигурации и специфики деятельности компании (приходят ли в офис клиенты, как часто сотрудники встречаются для обсуждения проектов и т. д.). Чтобы понять, сколько и каких переговорных нужно, мы задаем вопросы заказчику и проводим архитектурный анализ объекта.
Иногда делаем одно большое пространство. Так было, например, с компанией-дистрибьютором медицинского оборудования. В офис приходят на обучение врачи, плюс для внутренних целей нужно было просторное помещение. Мы спроектировали переговорную, которая разделена на две части трансформируемой перегородкой, а если ее убрать — превращается в просторный лекторий. В той части, где проходят образовательные мероприятия для медиков, использовали износостойкие отделочные материалы, т. к. там проводятся операции.
Сколько переговорных нужно и какими они должны быть
Бывает и наоборот — нужно много маленьких переговорных. Такой формат выбрали для офиса IT-компании, где много команд, работающих над разными проектами например как коворкинг с переговорными. Площадь помещения — около 2 000 м², важно было эффективно использовать каждый уголок. Делать большую переговорную бессмысленно, т. к. сотрудники просто не собираются такими группами. Зато они постоянно взаимодействуют друг с другом в рамках команды. Комната площадью 5 м², в которой 2 стула и экран на стене — уже переговорная, которая будет активно использоваться.
В некоторых офисах мы проектируем малые переговорные в дополнение к основным. Если сотруднику нужно пообщаться с коллегой, позвонить заказчику или поработать в тишине, он может использовать такое помещение, не занимая большое пространство. Также малые переговорные могут использоваться как временные рабочие места для тех, кто приехал в командировку или обычно работает из дома либо на выезде, но время от времени приходит в офис.
Небольшое пространство использовано максимально эффективно. Одна из стен полностью пробковая, на нее можно крепить листочки с заметками. На другой стене висит белая доска для записей.
Кроме классических переговорных мы время от времени проектируем нестандартные. Для одного из заказчиков создали вот такое пространство, обособленное радиусными стеклянными перегородками, где вместо классических стульев и кресел использованы шары от Technogym. Для многочасовых встреч такой вариант не подойдет, но для неформальных коротких переговоров и обсуждения проектов с коллегами — вполне. Сидя на шаре, человек не расслабляется, потому что вынужден держать баланс, благодаря чему включен в процесс и концентрируется на генерации идей.
Кроме классических переговорных мы время от времени проектируем нестандартные
Под потолком размещены акустические панели, поглощающие звук.
Где расположить переговорные
Ответ зависит от конфигурации и площади помещения, но несколько общих рекомендаций можем дать:
Обычно минимум одну переговорную размещают у входа. Ее могут использовать, например, HR-ы для собеседований, чтобы не вести кандидатов через весь офис. Для приема клиентов это тоже удобно: они попадают в зону ресепшн, оставляют верхнюю одежду в гардеробе и сразу переходят туда, где будет проходить встреча.
Если офис большой, от 1 500 м², важно для каждого блока open space предусмотреть хотя бы одну переговорную. Но это зависит от специфики деятельности отделов — кому-то переговорная не нужна, а кому-то понадобится несколько.
Делать ли большую переговорную в офисе — зависит от потребностей компании. Если планируете использовать ее редко, нет смысла выделять много дорогостоящих квадратных метров под пространство, которое будет в основном пустовать. Можно оформить помещение меньшей площади, а 1-2 раза в год вмещать в него больше людей, используя компактные штабелируемые стулья или пуфы. О выборе мебели расскажем в соответствующем разделе этой статьи.
Переговорные могут быть расположены в любых местах и граничить с любыми зонами офиса. Избежать шума поможет грамотная звукоизоляция, о которой мы поговорим ниже.
Общая рекомендация — не стоит отдавать под переговорные помещения с окнами. Пространства с естественным освещением слишком ценны, их лучше отвести под рабочие зоны.
Чем можно заменить переговорные в офисе
Если площадь офиса не позволяет сделать несколько переговорных, нужно обязательно продумать дополнительные места для звонков, встреч и уединенной работы. Иначе менеджеры будут общаться с клиентами по телефону в коридорах, а команды станут собираться прямо в open space, отвлекая коллег от работы.
Можно предусмотреть места для этих целей в лаунж-зоне. Добиться того, чтобы разговоры одних не мешали отдыхать другим, помогут акустическая мебель и перегородки — они гасят звук и обеспечивают приватность. В офисе компании Sever Minerals мы использовали диваны с высокими спинками и бортиками, а над ними повесили акустические панели для дополнительной звукоизоляции.
Деревянные панели и напольные кашпо с живыми растениями также способствуют шумоподавлению.
Еще одна альтернатива малым переговорным в офисе — акустические кабины. Они используются для работы, переговоров, звонков и т. п., могут быть рассчитаны как на одного, так и на нескольких человек.
«Начинка» и вместимость кабин бывает разной. Они оборудованы освещением, системой вентиляции, последние модели — обеззараживателями воздуха. Звукоизоляцию обеспечивают звукопоглощающие панели внутри кабины и двери из ударопрочного стекла. Те, кто внутри, не мешают окружающим, их разговоры остаются конфиденциальными.
Можно заказать кабину без мебели и обставить ее на свое усмотрение, или купить сразу полный комплект.
В своих проектах мы используем акустические кабины для офиса от финского производителя Framery. Покажем варианты на примере их продуктовой линейки.
В своих проектах мы используем акустические кабины для офиса от финского производителя Framery
Модель Framery One рассчитана на одного человека. Подойдет для уединенной работы в тишине, звонков, видеоконференций.
Модель Framery Q вмещает 1-4 человек. В ней можно встречаться с коллегами и клиентами, не занимая большую переговорную и не отвлекая окружающих от работы.